日期:2022-04-19
從“每個人心中都有一顆紅星”,到“敬(jing)不甘平(ping)凡的我們”;從“沒有痛(tong)苦(ku)不算痛(tong)快”,到“將所有一言難盡一飲而盡”,朗(lang)朗(lang)上口(kou)的廣告語背後,是已經(jing)陪伴大家走過70多年的紅星二(er)鍋(guo)頭(tou)。
作(zuo)為唯一一家參加過開國大典的酒企,同時也是中華(hua)老字號企業與國家非物質文化遺(yi)址等稱號的享有者,紅星二(er)鍋(guo)頭(tou)一直(zhi)將“為人民(min)釀(niang)好(hao)酒”為使命。這樣(yang)一家赫(he)赫(he)有名的傳(chuan)統酒企巨頭(tou),在財務數字化建設中,是如何靠著3名財務服務了600人的業務與後勤隊(dui)伍呢(ne)?
1949年5月,紅星前身——華(hua)北(bei)酒業專賣公司實驗(yan)廠成立,其後收編源升(sheng)號等十二(er)家老酒坊,全麵繼承了北(bei)京二(er)鍋(guo)頭(tou)傳(chuan)統釀(niang)造(zao)技藝。作(zuo)為北(bei)京地區第一家國營釀(niang)酒廠,釀(niang)製出第一批紅星牌二(er)鍋(guo)頭(tou)酒,向新中國的誕生獻禮(li)。由於出色完成任務,紅星成為唯一一家參加過開國大典的酒企。同時,紅星也成為北(bei)京第一家將二(er)鍋(guo)頭(tou)工(gong)藝名稱用作(zuo)產品名稱的企業,開創了北(bei)京二(er)鍋(guo)頭(tou)品類。
紅星是著(zhu)名中華(hua)老字號企業和(he)國家級(ji)非物質文化遺(yi)產保護單位,70多年來始(shi)終踐行“為人民(min)釀(niang)好(hao)酒”的曆史使命,成為老百姓餐桌上的當家酒。
紅星股(gu)份(fen)財務部費用主管周維坦言,紅星業務體(ti)係龐大,業務人員分散在全國各地,有時需要深入到縣、鄉、鎮、村中開展(zhan)業務。由於采(cai)用傳(chuan)統紙(zhi)質報銷,並且統一管理,因此報銷周期普(pu)遍較長。
周維舉例稱,很多外(wai)地業務人員,自身差旅量較大、單據較多、行程較長,往往需要員工(gong)自行墊資,業務人員每月出差費用少(shao)時3000-5000元,多時可達10000元以上。如此高的墊資費用,不僅個人經(jing)濟(ji)壓力較大,而且員工(gong)差旅體(ti)驗(yan)不佳。
同時,當月紙(zhi)質單據要寄(ji)回本部報銷,需要一定時間單據傳(chuan)遞(di)過程,有時需要一周甚至更長時間。而一旦票據出現問題(ti),或報銷不符合規(gui)範,總部財務還要打回當地業務人員重(zhong)新提交,一來二(er)去員工(gong)報銷周期進一步拉長,大部分員工(gong)報銷周期普(pu)遍都在10天以上。
周維表示,國家“十四五”規(gui)劃戰略中明確提到了,要構建數字經(jing)濟(ji)體(ti)係,紅星股(gu)份(fen)作(zuo)為國有企業,有著明確的社會責(ze)任擔當,在數字化建設中也應走到前列。因此集團上下決定,依托外(wai)部優質資源,引入數字化財務費控管理係統,積(ji)極完成自身數字化轉型,並在官網發布招標公告。
紅星股(gu)份(fen)希望通過費控係統實現費用精準管控,對(dui)差旅標準進行差異化管理,確保費用的合理性與合規(gui)性。通過財務係統OCR識別與防偽驗(yan)真功能,實現自動驗(yan)票減(jian)少(shao)財務人員審核(he)工(gong)作(zuo)量,縮短報銷周期。
同時,財務係統要能夠對(dui)接商旅平(ping)台,為員工(gong)差旅提供“一站式”服務,統一對(dui)公付(fu)款,使因公消(xiao)費更加透明合規(gui),減(jian)少(shao)業務與財務因報銷產生的工(gong)作(zuo)量。最後,財務係統要能夠對(dui)費用管理全流程數據自動抓取(qu),具備多維度(du)分析能力,最終產生費用分析報表。
經(jing)過多輪(lun)分析探(tan)討(tao)後發現,合思·易快報無論在前端(duan)預算管理費用管控,還是在差旅資源運營,差旅標準管控等諸多方麵,都非常貼合紅星當下的需求,進而決定開展(zhan)合作(zuo)。
隨著項目組的入駐(zhu),通過深入溝通了解,紅星希望將費用預算與部門(men)項目預算相關聯;將差旅費用自動生成報銷單並提交;將業務人員出差申請單、招待申請單、公關申請單進行關聯,方便(bian)集中管理。同時,解決財務人員工(gong)作(zuo)中普(pu)遍反映(ying)的發票量大、單據量大、憑證量大等問題(ti)。
針(zhen)對(dui)以上需求,項目組在同一個預算包內拆分了部門(men)預算和(he)項目子預算,方便(bian)預算精細化管理;利用“隨手記”功能,將報銷單據自動生成、自動提交;通過將出差、招待、公關單據轉換為三種費用類型歸入一張單據中,實現集中管理。
利用智能發票識別與驗(yan)真、多渠道三方支付(fu)、“EAI Pro”一鍵(jian)生成憑證等功能,徹底(di)解決財務工(gong)作(zuo)中發票、單據、憑證量大的問題(ti)。
周維表示,從去年十一月份(fen)係統正式上線至今(jin),紅星股(gu)份(fen)利用合思·易快報費控報銷係統+“無需報銷”解決方案,處理各類型差旅單據及日常費用報銷單據共計(ji) 13000多筆。
此前,紅星僅銷售業務端(duan),每月產生的各類差旅發票量多達2000多張。在應用了合思·易快報“無需報銷”解決方案後,員工(gong)差旅費用更加透明合規(gui),報銷周期也由此前14天壓縮到7天內。財務人員發票量處理縮減(jian)50%以上,費用管控支持多維度(du)、多要素設置,相關時報額、標準額、超額等提示信息更加透明化,合規(gui)信息自動標記在費用單據上,整體(ti)審批時間縮短15%。
業務人員非常願意在合思·易快報聚合消(xiao)費平(ping)台訂購機票、火車票、酒店,消(xiao)費場(chang)景(jing)覆蓋超過95%,在公司統一付(fu)款統一開票後,員工(gong)差旅無需墊資、無需開票,更無需報銷。
周維認為,財務是任何一家企業最重(zhong)要的服務部門(men)。在紅星與合思·易快報開展(zhan)合作(zuo)後,財務人員的服務能力得到進一步加強。目前,依托數字化的費控係統,紅星僅靠3名財務就精準服務了600多人的業務與後勤團隊(dui)。
通過合思易快報財務費控係統,財務找到了服務業務的最佳平(ping)衡(heng)點(dian)。過去,遇(yu)到報銷問題(ti)時,財務都需要花費大量時間與業務人員交流,不僅耗費時間精力,財務也無法聚焦(jiao)更高價值服務。
而現在,依托合思·易快報“無需報銷”解決方案,紅星股(gu)份(fen)所有因公消(xiao)費場(chang)景(jing)全部線上化,通過OCR自動識別,發票驗(yan)真自動查(cha)重(zhong)以及價稅自動分離(li)等功能,財務工(gong)作(zuo)效(xiao)率得以提升(sheng)。
隨著所有財務管理製度(du)嵌入係統後,業務人員報銷時能夠清(qing)晰了解各項規(gui)章製度(du),減(jian)少(shao)了業財之間的溝通成本,整體(ti)報銷體(ti)係也更加合規(gui),降低財務風險(xian)。
財務數字化建設是政府積(ji)極引導之下的新趨勢,近年來財政部聯同各級(ji)管理部門(men)相繼推(tui)出了多項電子發票、電子會計(ji)檔案等政令法規(gui)。周維表示,國家政策(ce)的接連推(tui)出已經(jing)預示了未(wei)來必(bi)將是全麵電子發票、電子會計(ji)檔案時代(dai)。廣大企業必(bi)須要做好(hao)全麵準備。
尤其是,電子會計(ji)檔案相較於紙(zhi)質檔案有著不易篡改丟失、安全性高、存儲便(bian)利等優勢。兩者在歸檔方式、製檔方法、保存管理上有著本質區別。企業必(bi)須要建立符合自身需求的財務信息管理係統,並在管理製度(du)上針(zhen)對(dui)電子發票、電子會計(ji)檔案做出積(ji)極調整。
在合思·易快報看來,企業財務數字化轉型除(chu)了離(li)不開智能化的財務係統,更要發現傳(chuan)統財務流程中過度(du)依賴(lai)事後管理的痛(tong)點(dian)。“報銷之所以長期成為事後管理,是因為非數字化時代(dai),企業員工(gong)消(xiao)費過程是不連通的,消(xiao)費行為和(he)環節無法在事前和(he)事中得到管控。”合思·易快報創始(shi)人兼(jian)CEO馬春荃表示。
正因發現了這一關鍵(jian)痛(tong)點(dian),合思·易快報帶來了“無需報銷”解決方案。通過與數字化費控係統相結(jie)合,利用數字化手段(duan)打通了企業財務管理全流程,實現財務管理全程的自動化流轉和(he)消(xiao)費行為的全流程管控。
馬春荃認為,費用管控是一種基礎性動作(zuo),而決策(ce)分析是更高維度(du)的戰略。“無需報銷”最終目的並非重(zhong)在管控,而是要為企業提供科學、精準、智能、敏捷的決策(ce)分析。
不止於此,在“無需報銷”解決方案下,企業實現了統一費控標準、統一發票台、統一收銀台、統一服務台的一體(ti)化消(xiao)費管理模式,幫助企業進一步營造(zao)安全合規(gui)、健康有序的消(xiao)費場(chang)景(jing)與支付(fu)環境。
挖掘資源是有限的,創造(zao)價值是無限的。正如合思·易快報“讓有限更有效(xiao)”的企業使命,未(wei)來將有更多企業利用“無需報銷”解決方案,打通業財之間的關鍵(jian)通道,通過數字化工(gong)具發揮出數據的更大價值,賦能企業經(jing)營與管理。