日期:2022-04-19
2019年雙方達成合作,合思·易快報係統上線後,已累計處(chu)理各(ge)類財務報銷數據與差(cha)旅(lv)審批單據共計14萬筆,數字化係統幫助(zhu)財務人員實實在在減了負,財務整體處(chu)理效(xiao)率提升50%以上。
報銷效(xiao)率大幅提升,此前超過2周的報銷周期,現在普遍1周以內就(jiu)能到賬,員工不再(zai)因報銷慢而吐槽。
財務減少了發票驗真環節,避(bi)免了電子發票重複報銷,財務手(shou)工複核的工作量(liang)大大減少。
核銷借款及回票困難的問(wen)題,通過易快報係統自動處(chu)理得以解決,降低了財務大量(liang)工作,並且報銷發票影像能夠本地存檔。對於管理層(ceng)而言,公司的預算管理有了明顯抓手(shou)。通過事前、事中多維度審批,能在事後圍繞預算執行情況進(jin)行科學(xue)的經營決策(ce)分析。
更重要的是,在合思·易快報無需報銷解決方案下,能鏈差(cha)旅(lv)在線預訂機票、火車票、酒店等可以實現公司統一付(fu)款,員工無需墊資、無需開票、無需提單報銷。
同時,備用金占比過多的情況,在“無需報銷”解決方案的幫助(zhu)下,得到根(gen)本解決。而這一切的改變,還要得益(yi)於能鏈與合思·易快報的深度合作,能鏈集團信息(xi)部負責(ze)人謝小平表示道(dao)。
作為(wei)一家能源產業物聯網企業,成立於2016年的能鏈已經擁(yong)有團油、快電、能鏈雲、能程科技(能鏈物流)、能鏈綜合能源港(gang)、能鏈便利、能鏈企服七大業務,覆蓋全國約1800城鎮,涵蓋油、電、氫、氣等多個能源品類,並於2022年獲(huo)得了數億(yi)美(mei)元(yuan)E輪融資。
能鏈為(wei)上萬家企業提供加油、充(chong)電能源數字化解決方案,幫助(zhu)司機尤其是商用車司機省(sheng)油費,助(zhu)力物流企業降低成本,服務民生與實體經濟(ji)。
由(you)於企業發展速(su)度太快,對能鏈集團的財務管理帶來諸(zhu)多挑戰(zhan)。財務管理缺少抓手(shou),尤其是報銷流程過於緩慢,成為(wei)了員工主要“吐槽”點,能鏈信息(xi)部負責(ze)人謝小平表示道(dao)。
不僅員工反映報銷速(su)度慢,財務也反映發票與賬務處(chu)理工作量(liang)大而且十分繁瑣。尤其是電子發票越發普及的情況下,財務還要處(chu)理電子發票重複報銷的問(wen)題。此外,財務還要處(chu)理清繳借款欠(qian)票等問(wen)題。
在謝小平看來,很多企業在高速(su)發展初(chu)期,大多將(jiang)精力放在了業務拓展層(ceng)麵,很少關注內部數字化建設,財務係統更是屬於“刀耕火種”狀態,使得企業信息(xi)管理水平嚴(yan)重滯後於業務發展速(su)度。
或許(xu)在企業成長初(chu)期,財務數字化係統滯後的影響還不太明顯。但當企業發展到一定程度,人員數量(liang)突破一定規模時,財務係統的問(wen)題將(jiang)越發凸顯,容易製約業務拓展與公司前行的步伐。
當認識到這點問(wen)題時,能鏈開始積極關注財務數字化係統建設,謀求完成財務數字化轉型。一次(ci)偶(ou)然的機會,能鏈CEO受邀參加了合思·易快報舉辦的交流會,在了解到合思·易快報專業的服務意(yi)識與優秀的產品功能後,決心(xin)展開合作。
回顧(gu)整個合作過程,謝小平認為(wei)從項目啟動,到後期的交付(fu)、實施、應用,整個過程是十分順利的,雙方團隊(dui)在遇到問(wen)題時能夠積極溝通解決。
而在合思·易快報能鏈項目組交付(fu)顧(gu)問(wen)李(li)穎穎看來,能鏈有著客戶特(te)殊屬性(xing),有時候業務支付(fu)存在跨月(yue)情況,原(yuan)做賬邏輯(ji)複雜且不易管理。在雙方團隊(dui)的共同探討下,調(diao)整了相關做賬規則,可以起到對跨月(yue)支付(fu)業務的有效(xiao)管理。同時,配合易快報“EAIpro”功能,實現了當天(tian)業務自動流轉入賬。
此外,能鏈業務體係複雜且統計報表分析工作量(liang)大,業務審計時效(xiao)也相對較慢。項目組為(wei)能鏈定製了部門分析表、審批時效(xiao)表等各(ge)類數據分析報表。
伴隨著項目落(luo)地,整個係統得以高效(xiao)運轉。在這段時間內,通過合思·易快報費控體係與“無需報銷”解決方案,為(wei)能鏈處(chu)理了14萬筆的各(ge)類財務數據與差(cha)旅(lv)單據。員工報銷周期從超2周,縮減至1周以內,備用金使用情況得以優化,占比持續減少。
發票自動流轉、自動驗真,杜絕了發票重複報銷的情況。基於智能化價稅分離功能,自動計算票麵稅額。通過對借款單據精準管理,方便管理層(ceng)實時查看借款情況,並能批量(liang)催(cui)繳欠(qian)票欠(qian)款,大大提升了備用金管理效(xiao)率。
利用“權限分離”能力,係統將(jiang)員工使用權限與財務管理權限分離,徹底擺脫權限混亂(luan)的情況。針對不同業務,審批流程能夠共用且能靈活(huo)配置(zhi),管理審核效(xiao)能與規範(fan)得以提升。
從2019年到現在,能鏈與合思·易快報已攜手(shou)走過4年。這期間,身為(wei)能源產業物聯網企業,能鏈總結了大量(liang)財務數字化轉型,與業財融合的寶(bao)貴經驗。
謝小平表示,數字化發展進(jin)入“下半場”,財務工作進(jin)入轉型關鍵期。不僅涉(she)及技術迭(die)代,更關乎(hu)管理迭(die)代。在這個過程中,財務人員要積極向業務靠攏,走進(jin)業務成為(wei)業務忠實的夥(huo)伴,因此財務BP崗(gang)位(wei)現在廣(guang)受關注。
而財務BP的發展,必(bi)須要與現行業務迭(die)代緊密結合,逐步將(jiang)業務需求切換(huan)至財務口(kou)徑,去(qu)幫助(zhu)業務梳(shu)理解決問(wen)題。
對於正在規劃建設財務數字化係統建設的企業,謝小平也給出了他的建議:
不建議自研係統。對於發展中的企業而言,自研係統需要專業的技術力量(liang),以及長期大量(liang)的資金與人員投入,並關切自研係統在穩(wen)定性(xing)方麵需要持續做好保障。
借助(zhu)專業廠(chang)商的力量(liang)完成轉型工作。建設數字化係統時,企業可以選擇專業的財務係統供應商,緊密合作積極溝通自身需求,去(qu)共同做好財務數字化轉型。
係統搭(da)建前做好全局規劃。財務數字化係統作為(wei)企業戰(zhan)略的重要支持,在搭(da)建之初(chu)就(jiu)要考慮到如何(he)服務公司戰(zhan)略與業務推進(jin),需要緊密貼合公司實際情況並逐步優化迭(die)代。
建設要分階段推進(jin)。任何(he)一家企業的財務數字化係統建設乃(nai)至數字化轉型升級,不是一蹴(zu)而就(jiu),而是漫長且複雜的過程。因此,需要優先打(da)好基礎,再(zai)進(jin)行優化升級。
保持良(liang)性(xing)互(hu)動。合作過程中,企業要與供應商間形成良(liang)性(xing)的互(hu)動氛(fen)圍,積極溝通需求,並引入新的應用場景(jing)實現降本增效(xiao)。
回首4年合作經曆,謝小平總結了八個字“合作信任,共同成長”。在他看來,兩家企業始終(zhong)以共同的價值引領(ling),通過互(hu)惠信任實現了合作共贏。
在合思·易快報的“基因”裏,“客戶第一”理念(nian)是價值觀的首位(wei)。踐行“客戶第一”不僅要以客戶需求為(wei)導向,優化產品、提升服務,更要發現客戶經營中的“難點”、管理中的“痛點”、運營中的“堵點”。
通過多年實踐經驗積累,合思·易快報發現了傳(chuan)統事後管理的費控報銷模式成為(wei)了廣(guang)大企業最大痛點。不僅員工報銷流程繁瑣、周期漫長,需要事先墊資,員工體驗感不佳(jia)。
而且謄抄、統計、歸檔等步驟繁雜無比,重複機械的工作占用財務大量(liang)工作時間,同時還要防(fang)範(fan)稅務風險,財務工作壓力極大。
針對於此,合思·易快報為(wei)業界帶來了“無需報銷”解決方案。通過數字化手(shou)段,打(da)通整個財務報銷流程,將(jiang)事後管理向事前、事中靠攏,實現財務管理全程的自動化流轉和消(xiao)費行為(wei)的全環節管控。
在合思·易快報創(chuang)始人兼CEO馬春荃看來,“無需報銷”解決方案最終(zhong)目的不是管控,而是要幫助(zhu)企業敏捷地做出決策(ce)分析。伴隨著電子發票、電子檔案工程的持續推廣(guang),企業財務數字化轉型升級進(jin)入關鍵期,未來的“無需報銷”必(bi)將(jiang)成為(wei)費控報銷領(ling)域(yu)的“無人駕駛”技術,引領(ling)行業前行發展。
下一篇:暂无